Voyage d’affaire et entreprise : comment choisir l’agence pour voyager sereinement ?
Que ce soit pour rencontrer des clients, signer de nouveaux contrats, présenter de nouveaux produits, un déplacement professionnel est synonyme de réussite pour les collaborateurs ainsi que pour la société. Toutefois, l’organisation d’un voyage d’affaires demande de la minutie, de la disponibilité et de l’engagement. Pour le bon déroulement du séjour, il est recommandé de faire appel à une agence de voyage, que cette dernière soit spécialisée ou non. Découvrez les meilleures astuces pour choisir le prestataire qui va organiser votre prochain voyage d’entreprise dans les lignes ci-après !
Se fier sur l’image de l’agence de voyage
Pour organiser un voyage d’affaires, vous avez la possibilité de vous tourner vers agence de voyage polyvalente ou bien spécialisée dans le domaine. Dans tous les cas, la première chose à étudier est l’image ainsi que la réputation de celle-ci.
Pour ce faire, vous pouvez faire quelques recherches sur le net, visiter les sites des agences de voyages et/ou aller sur des forums et consulter les avis des clients. Cela vous permet également d’avoir une idée sur la compétence du prestataire dans la matière. En effet, l’organisation d’un déplacement professionnel demande des exigences particulières, différentes de celle d’un voyage de loisirs.
Ne pas négliger la disponibilité et l’efficacité de l’agence de voyage
Que ce soit pour un déplacement touristique ou un voyage d’affaires, les imprévus ne sont pas bien loin pour perturber le bon déroulement du séjour. Les intempéries, un vol annulé, la réservation d’une salle de réunion ou d’hébergement oubliée, et d’autres désagréments risquent fort de troubler l’accomplissement des tâches à accomplir sur les lieux. Renseignez-vous aussi sur les questions d’assurances et de sécurité lorsque vous devez réserver.
Alors, afin de vous aider à trouver une solution et surmonter tout cela, il est important que l’agence de voyage que vous choisissez pour organiser votre déplacement professionnel soit joignable à tout moment. En même temps, il faut aussi que le prestataire soit efficace et puisse vous apporter les meilleures solutions dans les plus brefs délais, et ce, malgré la distance. D’autant plus que votre temps est compté durant le voyage.
Prendre en compte la spécialité géographique de l’agence de voyage
Saviez-vous que chaque agence de voyage a un secteur géographique dans lequel elle est spécialisée ? Alors, c’est aussi un critère pour choisir votre prestataire lors de votre prochain déplacement professionnel. Que vous vous rendiez à Bruxelles, Londres, Milan, Amsterdam ou dans une ville hors de l’Europe comme New York, Casablanca, Shanghai ou encore Singapour, vous ne risquez pas d’avoir des mauvaises surprises en faisant confiance à une agence de voyage spécialisée dans le secteur. De plus, le personnel est le mieux placé pour vous donner les meilleurs conseils concernant les pratiques, les tenues vestimentaires à choisir et à éviter dans certaines destinations.
Choisir une agence de voyage selon votre budget
Bien entendu, le budget est un point à ne pas négliger dans l’organisation d’un voyage d’entreprise. Il englobe les frais de déplacement et d’hébergement de ceux qui partent. Il s’agit, donc, d’une somme assez importante. Alors, afin d’alléger les frais, il faut étudier avec soin les tarifs proposés par l’agence de voyage. Vous pouvez même discuter des coûts de la prestation avec les responsables, si besoin. D’un autre côté, les facilités de paiement sont aussi à inclure dans votre critère de choix.
Les autres critères à étudier sur l’agence de voyage
La qualité de service et les petits plus proposés par l’agence de voyage comptent beaucoup durant un voyage d’affaires. Ces points différencient la prestation de celle-ci de ses concurrents. En effet, pour faciliter la vie de vos collaborateurs, certains prestataires s’occupent de la réservation d’une salle de réunion, d’un logement de vacances ou bien vous procurent des contacts. De quoi être tranquille et ne pas penser à ces réservations de dernière minute ! N’hésitez pas à vous renseigner auprès des concernés en personne ou consulter en ligne les avis et les expériences des clients.
Enfin, vous pouvez aussi vous fier sur le Buying Business Travel. Il s’agit d’un classement qui sort tous les ans et qui regroupe les agences qui organisent les voyages d’affaire à travers le monde. Vous y découvrirez également les acteurs “haut de gamme” dans le domaine.
